Concilia√ß√£o de cart√Ķes de Cr√©dito para Empresas – Planilha

Administrar um comércio não é uma tarefa muito fácil, principalmente
no Brasil onde a burocracia e os incentivos do estado fazem de tudo para atrapalhar.

Parece que estamos literalmente nadando contra a maré.

O empresário tem que "se virar nos 30" se quiser manter a empresa nos trilhos.

Para ajudar nessa caminhada, um dos princípios básicos para não passar sufoco é manter uma gestão de fluxo de caixa (Saber tudo o que a empresa tem que pagar e o que tem para receber) muito bem controlada, como diz o CEO da Conta Azul no vídeo abaixo:

Mas uma situação inesperada vem atrapalhando essa tarefa e aos poucos levando embora o pouco de lucro que resta para muitas empresas.

Estou falando das taxas cobradas pelas operadoras de cartão de crédito.

Muitas vezes essas tarifas não estão sendo descontadas adequadamente. Seja com aumento sem aviso prévio, ou simplesmente cobrando taxas fora do acordado inicialmente.

Como aconteceu com esse empresário da Paraíba. Confira no vídeo:

O pior é que na maioria das vezes - por pura desinformação ou atenção - os empresários nem sabem quais as taxas que as operadoras estão cobrando.

E trabalham totalmente as cegas, sem saber quanto, de fato, tem para receber.

Prejudicando muito o seu fluxo de caixa.

A verdade, é que a grande maioria dos comerciantes apenas veem sobrar cada vez menos no final do mês. Sem saber o motivo.

Nesse artigo eu vou mostrar uma planilha para¬†Concilia√ß√£o de cart√Ķes de Cr√©dito para Empresas que eu criei a pedido de dois clientes e que teve muito sucesso e varias indica√ß√Ķes.

Ela serve como um guardião de taxas, fiscalizando se elas não aumentam de um dia pro outro, independente da operadora de cartão de crédito que você tiver contratado.

Além disso você também pode acompanhar se as datas de depósito estão sendo praticadas corretamente. Já que esse é outro fato que também vem assombrando alguns lojistas.

Ao final desse post voc√™ saber√° o que √© e como fazer concilia√ß√£o de cart√Ķes de cr√©dito e assim manter o seu dinheiro seguro. Siga comigo.

Como adquirir a Planilha

O que √© Concilia√ß√£o de Cart√Ķes de Cr√©dito e D√©bito

Concilia√ß√£o de vendas com cart√Ķes √© o procedimento de verificar por meio de uma ferramenta (planilha ou software) de terceiros se tudo que foi vendido atrav√©s da maquineta de cart√£o est√° sendo¬†repassado integralmente (Descontando as taxas pertinentes) pela operadora para a sua conta banc√°ria.

Existem basicamente dois tipos de concilia√ß√£o envolvendo as opera√ß√Ķes de vendas realizadas nas maquinetas:

  • Concilia√ß√£o e Controle de Vendas
  • Concilia√ß√£o e Controle de Repasses

A primeira serve, basicamente, para voc√™ conferir se as opera√ß√Ķes realizadas na maquineta, no checkout, realmente aparecem no sistema que a operadora disponibiliza para acompanhar os lan√ßamentos.

Podem acontecer falhas durante o processo que é realizado na maquineta, e uma venda, que embora pareça ter sido concretizada com sucesso, não aparecer no sistema da operadora.

Dessa forma a operadora, por desconhecer essa venda, acaba não fazendo o repasse na sua conta bancaria e você fica a ver navios.

Além disso, outro fato que acontece com frequência são os golpes efetuados nos caixas.

Esses golpes podem ser praticados tanto pelo operador do caixa, quanto pelos clientes (muito mais comum).

Nesse tipo de fralde os golpistas usam comprovantes falsos, que supostamente teriam sido impressos na hora pela maquineta, para comprovar que a operação foi realizada com sucesso.

Se cada venda efetuada no caixa não for confrontada com os dados presentes no sistema de operadora, esse tipo de situação provavelmente passará batido.

A grande maioria das empresas fazem esse tipo de conciliação.

Mas eu tenho uma coisa pra lhe dizer:

- Esse é de longe o menor dos problemas que acontecem.

O segundo tipo de conciliação é muito mais importante para o seu negócio e você deve ficar extremamente atento.

Quando você realiza uma operação de venda com cartão de crédito, a operadora é quem se encarrega de fazer os depósitos na sua conta, conforme os prazos estipulados em contrato para cada tipo de transação e bandeira.

E é justamente nesse momento que acontecem a maioria dos problemas.

Os 3 principais s√£o:

  • O dep√≥sito n√£o ocorre no dia correto
  • O repasse √© realizado, mas com taxas aplicadas diferentes da acordada
  • O repasse de algumas vendas n√£o s√£o realizados.

Existem diversos motivos para que essas falhas aconteçam:

  • Podem existir bugs no sistema da operadora
  • Falhas na infra-estrutura onde o sistema est√° instalado
  • Ataque de hackers
  • Troca de sistema da operadora
  • Terceiriza√ß√£o de alguns servi√ßos por parte da operadora
  • etc...

Confie em mim, esses problemas sempre acontecem, e em algum momento você pode ser prejudicado.

Por isso, a Conciliação de Repasses é a mais importante e não pode deixar de ser feita.

Um ponto interessante, é que uma vez que a conciliação de repasses tenha sido feita, e não tenha encontrado erros, a conciliação das vendas torna-se desnecessária.

Na verdade a conciliação das vendas só deverá ser realizada caso você encontre alguma inconformidade entre o valor que deveria ser repassado e o que realmente foi realizado.

A partir dai, se passa para uma analise até encontrar onde foi que aconteceu o erro.

O foco da nossa planilha é a Conciliação de Repasses.

Como fazer controle de cartão de crédito:

  • Acesse o Dashboard da Planilha de controle e veja os valores a serem depositados no dia
  • Pegue o extrato do dia na sua conta banc√°ria.
  • Confira se o valor depositado pela operadora corresponde com o previsto na planilha
  • Se os valores n√£o conferem, compare cada venda de forma individual pelo NSU e descubra o erro

Visão geral dos recebíveis e conferência por NSU

A planilha é composta de 4 telas visíveis e foi feita para ser usada no Excel.

A primeira tela é um Dashboard, onde você pode visualizar o total de valores que tem para entrar na sua conta no dia atual. E também uma lista detalhadas desses valores, que você pode usar para fazer a conferencia pelo NSU de cada venda com cartão.

Se voc√™ tem o extrato banc√°rio em m√£os, com uma r√°pida olhada nessa tela, voc√™ j√° conseguir√° perceber qualquer discrep√Ęncia entre os valores que efetivamente foram depositados e os valores que deveriam entrar.

Lançando as vendas por cartão de crédito

A pr√≥xima √© a¬†tela dos lan√ßamentos de vendas com cart√Ķes. Nela voc√™ vai inserir todas as vendas efetuadas no dia.

Apenas os campos data, valor bruto, bandeira, NSU , maquineta e tipo de parcelamento ficam disponíveis para inserção de dados. Os outros campos são bloqueado e tem o seu preenchimento automática através de formulas.

Voc√™ ira perceber que os campos, taxa, parcelamento e numero de parcelas variam, conforme se altera os tipos de parcelamento, bandeiras ou maquinetas. Isso acontece porque a planilha busca na aba de configura√ß√Ķes de taxas, os dados exclusivos para cada tipo de maquina, bandeira e parcelamento.

Seguindo a descrição da aba de lançamentos, você também perceberá que só podem ser lançados vendas parceladas até 12 vezes e que os campos referente a data de vencimento de cada parcela e valor a receber é atualizado automaticamente.

O lançamento manual de cada venda é importante para garantir que nenhum erro aconteceu entre a transação efetuada e a consolidação da venda por parte da adquirente.

Encontrando o "Erro"

A sess√£o mais importante da planilha e que motivou o desenvolvimento dela sem d√ļvidas √© o extrato.

Nela voc√™ conseguira ver o total que tem pra receber por dia e m√™s e fazer a concilia√ß√£o dos cart√Ķes.

Uma funcionalidade importante dessa etapa, √© que os vencimentos que seriam para os feriados e finais de semana ocorrer√£o imediatamente no pr√≥ximo dia √ļtil.

Além do mais, você poderá selecionar entre conferir apenas uma operadora de cartão ou ver o total a receber contabilizando todas elas.

Efetuando esse conciliação, você conseguira obter com exatidão se o banco está descontando todas as taxas corretamente, se ouve algum aumento sem aviso prévio e também se está depositando no dia correto.

Configurando facilmente as taxas e prazos do conciliador

Seguindo para a ultima tela, mas não menos importante da planilha. Chegamos até a parte onde configuramos todas as taxas.

A planilha foi feita para controlar at√© 4 maquinetas diferentes e foi disponibilizada a op√ß√£o de cadastrar at√© 10 cart√Ķes de cr√©dito em cada uma delas.

Um ponto aqui, é que mesmo que a maquineta aceite mais de 10 bandeiras, dificilmente alguma delas não vai compartilhar a mesma taxa e prazo de recebimento.

Por exemplo: Normalmente Visa e Master-Card compartilham as mesmas taxas de venda, seja no debito ou parcelado. E nesse caso é perfeitamente possível e indicado juntar as duas na mesma opção.

No exemplo abaixo, ao inv√©s de cadastrar as taxas para os dois cart√Ķes em separado, Visa e Master-Card:

√Ȭ† melhor coloc√°-las numa s√≥, Visa / Master-Card:

Lembre-se que o intuito da planilha é fiscalizar o aumento de taxas de vendas com cartão de crédito ou o não depósito no dia correto, e não dar um relatório de vendas por bandeira ou coisa parecida.

Para isso você pode usar o próprio aplicativo da maquineta ou o sistema de gestão financeira que você usa na loja.

Como adquirir a Planilha

Se voc√™ ainda tem d√ļvidas sobre as funcionalidades da Planilha de Concilia√ß√£o de cart√Ķes de Cr√©dito deixe-as nos coment√°rios, ou clique aqui para me mandar a pergunta via Whatsapp, que eu responderei com certeza!

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Jo√£o Cardoso

Eu sou entusiasta de Tecnologia e Marketing Digital. Estudo de tudo um pouco todos os dias. Sou CMO na OMA Inform√°tica bem como escritor do nosso blog.